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Le poste du Réceptionniste regroupe les fonctions : de Réception, de Réservation, ainsi que les fonctions administratives et comptables qui y sont rattachées. Le réceptionniste est l’interlocuteur privilégié des clients.
Missions
Les missions du Réceptionniste, qui visent à garantir la satisfaction du client, sont les suivantes :
- Gérer les arrivées, les séjours et les départs des clients
- Participer aux tâches administratives et comptables en appliquant les directives de laResponsable de résidence
- Assurer le service du petit déjeuner (montage et débarrassage) et aider la Responsable petitdéjeuner en cas de fortes affluences (groupes)
- Actualiser les disponibilités de l’établissement afin de répondre instantanément à toute demande
- Contrôler les appartements à l’arrivée et au départ, ainsi que les appartements vides
Fonctions
Le réceptionniste exerce ses fonctions dans le cadre des directives et règlements définis par la Responsable de résidence. Son action s’inscrit dans le respect des normes et procédures d’exploitation du groupe Réside Etudes.
- Fonctions techniques et administratives
Le réceptionniste assure l’accueil physique et téléphonique du Résidhome Occitania.
Il est responsable des réservations :
- Il renseigne les clients sur le concept, les tarifs et les services proposés
- Il gère le planning des réservations individuelles (saisie, modification, annulation) et s’assuredu respect des normes de qualité applicables au classement et à la qualité des saisies
Il est responsable de la gestion du séjour des clients :
- Lors des check-ins il vérifie que chaque client possède un dossier, une carte bancaire valide ainsi qu’un bulletin d’arrivée
- Il vérifie la facturation des clients et sa saisie informatique, appartement par appartement, notamment à l’occasion du check-out
De manière complémentaire, le réceptionniste :
- Peut être amené, lors de l’absence de la Responsable de résidence, à faire visiter un appartement à un éventuel futur client, ou à un investisseur.
- Participe à la mise à jour du cahier des consignes réception (main courante, traces, etc.).
2. Fonctions comptables
Le réceptionniste note les encaissements dans un registre de caisse et réalise la saisie associée dans le logiciel Protel. Il assure les encaissements en carte bleue, Amex, espèces, ANCV
Il gère une caisse centralisant les paiements des clients. Il en dégage en fin de journée le fond de caisse et les différents produits encaissés ;
Il établit les factures des clients ainsi que les factures des débiteurs. Il assure un suivi et une gestion comptable des différentes factures clients. Dans certains cas, il peut être amené à effectuer des remboursements.
Hiérarchie fonctionnelle
Le réceptionniste dépend de la Responsable de résidence ou de son adjointe.
La réception est le centre névralgique du Résidhome, et à ce titre le réceptionniste travaille en collaboration avec la gouvernante et les femmes de chambres, la première de ménage, la technicienne, la Responsable petit déjeuner, la directrice adjointe et la Responsable de résidence.
Ses missions exceptionnelles
Dans le cadre de ses fonctions, il peut être demandé au réceptionniste des missions particulières tels que: des formations (technique, incendie), des remplacements temporaires de ses collègues (maladies, absences) ou assurer exceptionnellement la réception de nuit pour des groupes importants.
