Business travel manager

Missions

Le Business Travel Manager coordonne des voyages d’affaires et assure un suivi personnalisé des déplacements de clients.

Ses principales missions sont :

  • Organiser des déplacements professionnels
  • Acheter les prestations voyage, ou participer à leur achat en accord avec le service achats : surveiller le marché, sélectionner les prestataires, contrôler les coûts et dépenses
  • S’assurer de la qualité des services : mettre en place des procédures, former les utilisateurs clients et évaluer leur satisfaction
  • En coopération avec les DRH, élaborer la politique voyages de l’entreprise
  • S’occuper des moyens de paiement, du remboursement des frais professionnels
  • Superviser la collecte et la diffusion des informations dans et hors de l’entreprise lors des différentes étapes du déplacement professionnel, rester en veille technologique
  • Etablir un reporting complet : analyse complète des coûts, contrôle des tarifs négociés, suivi des performances

Qualité et compétences requises

  • Capacité d’analyse, d’anticipation
  • Goût pour la technique (logiciels de réservation, gestion des dossiers)
  • Connaissances de base des solutions technologiques du domaine
  • Sens du relationnel, de la négociation
  • Maîtrise de l’anglais, deuxième langue appréciée
  • Métier en plein boom !
  • Travail avec tous les secteurs de l’entreprise

En bref

Témoignages de PROS

Gérard Farina, directeur de Coast-organisation

« Notre agence est un réceptif France qui propose des prestations un peu particulières, avec un concept d’aventure et de découverte ludique, sous forme de rallye, très novateur.

Nous avons plusieurs chefs de projets qui sont entièrement responsables face au client, de la commande à la réalisation. Il n’y a aucune déperdition de responsabilité en cours de route.

Il est donc nécessaire que ces personnes soient avant tout polyvalentes : de la rigueur, même de la méticulosité pour tout verrouiller, la connaissance du terrain, du back office, de tout le côté organisation pratique, et une belle créativité.

Car elles doivent tout faire elles-mêmes, y compris vendre, ce qui passe par les présentations, la recherche pour que l’événement proposé corresponde aux impératifs du client, et soit à même de le convaincre de nous choisir.

Il faut par exemple de vraies nouvelles idées pour déclencher chez un chef d’entreprise l’envie d’un incentive à Paris, il faut donc savoir innover, sortir du classique, bien saisir l’idée que le client veut faire passer et en faire le fil rouge de l’expérience qu’on va lui vendre.

Nos chefs de projet parlent tous plusieurs langues, un gros plus pour convaincre le client étant de le faire dans sa langue. Ils viennent d’écoles de communication ou de commerce, et peuvent parfois être formés sur place.

Mais une expérience de terrain est bienvenue car les tâches sont multiples, création, production, négociations, vente, accompagnement, réactivité pendant l’événement, suivi… Il s’agit souvent de one-shots, donc sans droit à l’erreur.

Et un raté peut être catastrophique pour le client, ce qui implique un grand sens de la responsabilité. Mais le turn over dans notre agence est très faible. C’est un bon critère pour choisir ce métier. » 

Dorothée Detourbet, Secrétaire générale chez Ormès

« Ormès est une agence qui bénéficie d’une bonne notoriété auprès des candidats. Nous recrutons donc facilement dans les candidatures spontanées.

Par ailleurs, nous sommes membres de l’ANAé, qui dispose d’un site très bien informé et référencé pour des offres directes.

Pour le profil recherché, je parle volontiers de « mouton à cinq pattes ».

Le simple BTS n’est pas suffisant. Il faut pouvoir justifier d’une connaissance personnelle singulière, d’un territoire intellectuel ou d’une formation différente.

Au départ, l’idéal est l’école de commerce, et quelqu’un qui a l’esprit ouvert, cultivé, qui a une notion innée d service, qui ne regarde pas sa montre, qui a une orthographe implacable, qui sait compter pour garantir la marge, etc. Mais cela ne suffira pas, il y faudra d’autres acquis personnels.

La rencontre physique est au cœur de notre métier mais il faut désormais maîtriser également le nouveau segment que représente le web marketing.

Tout cela est impossible sans une certaine expérience. Nous avons en permanence dans la maison des étudiants en stage de professionnalisation longue durée ou en alternance, et nous confirmons les meilleurs en CDI.

En fait, nous avons deux profils de recrutement : les jeunes en fin de formation que nous aidons à entrer dans le monde de l’entreprise – qui peuvent éventuellement nous quitter ensuite -, et des moins jeunes avec déjà de l’expérience chez des confrères. Mais l’approche commune reste la culture de service client, dans une grande disponibilité et réactivité. »